Privacy beleid van het Meerssens Mannenkoor in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
(Vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 mei 2018 en gewijzigd in de bestuursvergadering van 21 juni 2018)
Het Meerssens Mannenkoor (MMK) heeft leden en donateurs.
Onder de leden (ca. 50) vallen ook de niet-zingende leden, dirigent, begeleider/repetitor, ereleden en eredirigent. Van de leden worden ten behoeve van de ledenadministratie de gewone persoonsgegevens (NAWTE + geboortedatum) door het secretariaat bewaard. Deze gegevens worden ook gecommuniceerd met de overige leden. De gegevens worden gedurende het lidmaatschap bewaard en daarna nog maximaal 1 jaar.
Ten behoeve van de werving van sponsorgelden worden de gewone persoonsgegevens (NAWTE) van donateurs (ca. 130) bewaard. Deze gegevens zijn bekend bij het secretariaat en de sponsorcommissie. De donateurs worden per brief, digitaal of telefonisch benaderd. De gegevens worden bewaard gedurende de termijn dat de donateur wordt gezien als een prospect voor de vereniging.
Overige beleidspunten:
- Het MMK is op de hoogte van de AVG inclusief de meldplicht datalekken en zal zich inspannen om aan alle wettelijke eisen te voldoen.
- Het MMK heeft zijn privacy beleid zichtbaar gemaakt op de website (www.meerssensmannenkoor.nl) van de vereniging.
- Alle leden hebben met een uniforme gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot het beveiligde deel van de website. Het ledenportaal bevat geen persoonsgegevens.
- De persoonsgegevens van leden en donateurs zijn opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en wachtwoord.
- Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot de persoonsgegevens van leden en donateurs.
- Het MMK maakt ten behoeve van zijn donateurs geen gebruik van digitale direct marketing. Zij worden alleen per post en telefonisch benaderd. De leden worden wel digitaal met gewone mails en nieuwsbrieven benaderd.
- Papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan worden achter slot en grendel bewaard.
- De persoonsgegevens van leden – incl. foto’s en interviews – worden alleen na toestemming van het betreffende lid op de website gepubliceerd.
- Het MMK geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen.
- Alle persoonsgegevens worden vernietigd als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn, is verlopen of als de toestemming is ingetrokken.
- In de bevestigingsbrief op de aanmelding van een nieuw lid wordt het lid geïnformeerd over het privacy beleid van de vereniging.
NAWTE: naam – adres – woonplaats – telefoonnummer – e-mailadres